记住Teams会议日常使用中的要与不要，助力高效会议

　　Microsoft Teams 已经成为很多企业用户日常办公最常用的主入口，我们利用 Teams 实现团队信息沟通、知识管理、内容协作、任务管理，数据驱动，以及业务连接等等。

　　小象云整理了一些在 Teams 中的习惯养成方法，希望可以帮助每位用户更高效地使用 Teams 开展团队工作。

　　01：要合理使用 Teams 和 Outlook 电子邮件

　　很多同事虽然已经开始使用了 Teams，但在简短信息或需要即时获得反馈信息时，依然还在延用 Outlook 电子邮件。其实，即时消息沟通完全可以在 Teams 中实现，Outlook 更适合总结、归纳或通知通报等异步信息的传输。

　　02：在团队工作管理中，不要只使用群组聊天，而是要创建团队

　　Teams 中，群组聊天的定位是处理和讨论临时事务，如果事务处理有较长周期，那么就应该创建 Teams 团队来进行管理。

　　03：针对同一会话主题，要选择回复，而不要新建对话

　　在 Teams 团队频道中进行信息沟通时，如果是同一个话题，你应该用过“回复”进行内容讨论。

　　而在1:1、群组聊天或会议消息中，你可以采用消息回复的方式，将原始消息引用在你回复的消息中。

　　04：要创建频道，而不是创建团队

　　在一些为用户开放了创建 Teams 团队权限的企业中，IT 管理员会抱怨用户创建的团队实在太多了!

　　其实，这是一种团队管理中的误区：我们的每一项工作，几乎都是和部门、项目小组、业务团队有关联的。当你想创建 Teams 团队之前，要考虑一下这个团队中的所有成员，是不是在其他团队中已经存在了;要创建和管理的团队内容，是否与已经存在的团队事务有关联，是不是其中的一个子集。如果是的话，我的建议就是合并同类项，在已有的团队中创建频道即可。

　　05：不要创建太多 Teams 团队频道

　　虽然在一个 Teams 团队中最多可以创建200个频道，但是在日常工作中，极少有团队将知识划分为200个类别，或者将团队项目划分为200个阶段。过多的团队频道势必将造成团队内容管理和协作时的困扰，非但不能提升团队管理效率，反而会浪费团队成员查找和定位信息的时间。

　　06：不要创建太多 Teams 专用频道

　　Teams 中的专用频道用于管理在一个团队中重要、机密或不宜于公开给所有团队成员访问的信息，尤其在你的团队中包含来宾用户，创建专用频道是非常必要的。

　　在一个 Teams 团队中最多可以创建30个专用频道，但是你要知道，每个专用频道相当于一套独立的安全管理单元，专用频道过多，不一定就带来妥善的信息安全管理，反而会带来团队内容访问权限维护上的压力。因此，在大部分 Teams 团队中，1~5个专用频道足矣。

　　07：不要在有外部用户的团队或群组中讨论机密话题

　　其实，每个企业都有自己的信息安全红线，如果要讨论一些涉及业务关键或机密信息的话题，一定要关注一下在团队或群组中，是否有外部用户，不要因为一些随意的行为违反企业信息安全管理的制度。

　　你可以非常容易地在 Teams 中识别到哪些用户是外部人员。

　　08：在加入在线会议前，要检查你的视频和音频设备