记住Teams会议日常使用中的要与不要,助力高效会议

来源: 视频会议官网 2022年11月25日

  Microsoft Teams 已经成为很多企业用户日常办公最常用的主入口,我们利用 Teams 实现团队信息沟通、知识管理、内容协作、任务管理,数据驱动,以及业务连接等等。

  小象云整理了一些在 Teams 中的习惯养成方法,希望可以帮助每位用户更高效地使用 Teams 开展团队工作。

记住Teams会议日常使用中的要与不要,助力高效会议

  01:要合理使用 Teams 和 Outlook 电子邮件

  很多同事虽然已经开始使用了 Teams,但在简短信息或需要即时获得反馈信息时,依然还在延用 Outlook 电子邮件。其实,即时消息沟通完全可以在 Teams 中实现,Outlook 更适合总结、归纳或通知通报等异步信息的传输。

  02:在团队工作管理中,不要只使用群组聊天,而是要创建团队

  Teams 中,群组聊天的定位是处理和讨论临时事务,如果事务处理有较长周期,那么就应该创建 Teams 团队来进行管理。

  03:针对同一会话主题,要选择回复,而不要新建对话

  在 Teams 团队频道中进行信息沟通时,如果是同一个话题,你应该用过“回复”进行内容讨论。

记住Teams会议日常使用中的要与不要,助力高效会议

  而在1:1、群组聊天或会议消息中,你可以采用消息回复的方式,将原始消息引用在你回复的消息中。

记住Teams会议日常使用中的要与不要,助力高效会议

  04:要创建频道,而不是创建团队

  在一些为用户开放了创建 Teams 团队权限的企业中,IT 管理员会抱怨用户创建的团队实在太多了!

  其实,这是一种团队管理中的误区:我们的每一项工作,几乎都是和部门、项目小组、业务团队有关联的。当你想创建 Teams 团队之前,要考虑一下这个团队中的所有成员,是不是在其他团队中已经存在了;要创建和管理的团队内容,是否与已经存在的团队事务有关联,是不是其中的一个子集。如果是的话,我的建议就是合并同类项,在已有的团队中创建频道即可。

  05:不要创建太多 Teams 团队频道

  虽然在一个 Teams 团队中最多可以创建200个频道,但是在日常工作中,极少有团队将知识划分为200个类别,或者将团队项目划分为200个阶段。过多的团队频道势必将造成团队内容管理和协作时的困扰,非但不能提升团队管理效率,反而会浪费团队成员查找和定位信息的时间。

  06:不要创建太多 Teams 专用频道

  Teams 中的专用频道用于管理在一个团队中重要、机密或不宜于公开给所有团队成员访问的信息,尤其在你的团队中包含来宾用户,创建专用频道是非常必要的。

  在一个 Teams 团队中最多可以创建30个专用频道,但是你要知道,每个专用频道相当于一套独立的安全管理单元,专用频道过多,不一定就带来妥善的信息安全管理,反而会带来团队内容访问权限维护上的压力。因此,在大部分 Teams 团队中,1~5个专用频道足矣。

  07:不要在有外部用户的团队或群组中讨论机密话题

  其实,每个企业都有自己的信息安全红线,如果要讨论一些涉及业务关键或机密信息的话题,一定要关注一下在团队或群组中,是否有外部用户,不要因为一些随意的行为违反企业信息安全管理的制度。

  你可以非常容易地在 Teams 中识别到哪些用户是外部人员。

  

  08:在加入在线会议前,要检查你的视频和音频设备

  你可以在加入 Teams 会议前,在启动画面中选择视频和音频的选项,确保视频和音频设备均可正常工作,这样才不会在进入会议后变得手忙脚乱。

  09:在会议中,不需要发言时一定要保持静音

  不要让自己的环境噪音传入到 Teams 在线会议中,这是一种职业习惯。如果在某个会议中你只是听众,一定要在加入会议之前就将麦克风静音。甚至在会议过程中,不需要你发言时,也样养成保持静音的良好习惯。

  10:不要让外部参会人员挂在 Teams 会议大厅

  如果你的 Teams 会议设置了外部人员需要在会议大厅等待的选项,那么不管是会议的组织者,还是企业中其他参会的同事,一旦出现外部人员在会议大厅等待的提示信息,在验证是准确的与会人员后就立即让其加入到会议中。

  

相关TAG标签:Teams

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